Хранение документации очень важное дело, хотя и кажется что все очень просто. На самом деле любая фирма, которая имеет архив сталкивается с уймой вопросов, потому что очень нелегко найти хорошие предметы мебели для документов.
Чтобы такие проблемы не возникали лучше всего приобрести универсальные стеллажи металлические, для комфортного хранения документов и других ценных бумаг.
Как правильно оборудовать архив
Имея универсальные стеллажи металлические можно сэкономить много пространства, и очень быстро найти нужные документы. Такое оборудование сконструировано по специальным технологиям, и является отличным решением для хранения бумаг и папок. Но это еще далеко не все что нужно, для создания архива также провести ряд мероприятий:
- Выбрать подходящее помещение.
- Создать нормативные условия.
- Разработать нормативные документы.
- Создать надлежащие условия хранения.
Создание архива проводится зависимо от объема оборотов документации. Проводя такие процедуры, вся документация будет оставаться в отличном состоянии.
Требования к зданиям архива
Что касается помещения, то архив разрешено оборудовать только в специально приспособленных постройках. Такие строения не должны быть деревянными, сырым, не должно быть отопления печками. Вся документация должна изолироваться от внешних факторов. При выборе здания необходимо учитывать и то, что кроме архивохранилища, должны быть также и помещения для работников, залы для работы с документами, помещения для акклиматизации. Если выделить такое количество комнат невозможно, можно поставить перегородки, которые будут разделять эти помещения. Очень важно чтобы здание находилось подальше от заправок, стоянок, гаражей, и от зданий, которые загрязняют воздух. Идеальный выход, это постройка нового, безопасного помещения. Электропроводка должна быть скрытой, и на каждом этаже нужно расположить рубильники. Если помещение уже готово его пригодность должна подтвердить санэпидемстанция и пожарный надзор, только после всех исследований архив можно размещать в помещении.
Нужно помнить, что хранение бумаг занятие ответственное. И все сотрудники, в том числе и руководитель архива, могут понести уголовную ответственность за сохранность документов. Поэтому нужно полностью контролировать световой режим хранения, санитарно-гигиенический, и температурно-влажностный.